Anagrafica e Prestiti

In questa pagina sono riunite le domande più comuni relative alla gestione prestiti e anagrafica utenti SOL.
E’ inoltre consultabile la Guida breve al modulo del prestito[apre una nuova finestra] introduzione pratica all’utilizzo dell'applicativo.
In fondo alla pagina, nel box, è possibile scaricare i manuali di Data Management; gli aggiornamenti contenuti nei bollettini di release si trovano, invece, nella sezione Documentazione generale.

indice paragrafi

Ogni quanto viene aggiornata l’anagrafica di SOL?

L’anagrafica di Sebina viene allineata a quella delle segreterie Unimi ogni martedì.
ATTENZIONE: un utente che si sia iscritto di lunedì o di martedì non risulterà in Sebina fino al martedì della settimana successiva.
Se l’utente ha urgenza di usare i servizi bibliotecari è possibile inserirlo manualmente, usando l’accortezza di compilare il campo codice fiscale per garantire il riconoscimento del record proveniente dalle segreterie il martedì successivo, evitando così eventuali duplicazioni di profili.


Quali tipologie di utenti vengono scaricate settimanalmente nell’anagrafica SOL?

Tipologia utenti Codice SOL Prefisso matricola
studenti SL UM0100
dottorandi SD UM0100R
specializzandi SP UM0100S
iscritti a master SM UM0100
personale tecnico-amministrativo A UM41
docenti e lettori D UM21
docenti a contratto D UM21
ricercatori, assistenti R UM21
ricercatori a contratto R UM21
studenti Erasmus SE UM0100V
studenti iscritti ai corsi singoli per laureati CS UM0100T
studenti iscritti ai corsi singoli CS UM0100C
studenti TFA Tirocinio Formativo Attivo e iscritti al percorso formativo FOR24 TF UM0100I
borsisti AS UM21
assegnisti AS UM21
iscritti ai corsi di perfezionamento SM UM0100Z

Quali tipologie di utenti devono essere inserite manualmente nell’anagrafica SOL?

  • cultori della materia
  • esterni (portatori di malleveria)

Chi può autenticarsi all’area personale dell’Opac con le credenziali della posta elettronica d’Ateneo?

Possono accedere all’area personale dell’Opac usando le credenziali d’Ateneo gli utenti in possesso di una casella di posta elettronica del tipo @unimi.it o @studenti.unimi.it.
Le tipologie scaricate settimanalmente nell’anagrafica SOL (studenti, studenti iscritti a corsi singoli, iscritti a master, iscritti ai corsi di perfezionamento, dottorandi, specializzandi, borsisti, assegnisti, personale tecnico-amministrativo, docenti, ricercatori, assistenti, collaboratori e esperti linguistici, docenti a contratto, ricercatori a contratto) sono abilitate automaticamente.

Le tipologie di utenti istituzionali che possiedono una casella di posta elettronica del tipo @unimi.it o @studenti.unimi.it, ma che sono esclusi dagli scarichi automatici settimanali, devono essere inserite manualmente nell’anagrafica SOL; si raccomanda di inserire il codice fiscale affinché possano autenticarsi con le credenziali di Ateneo tramite CAS.


Inserimento manuale utenti non presenti nell’anagrafica di SOL: quali campi e perché

E’ possibile inserire manualmente utenti esterni come portatori di malleveria, cultori della materia e tutte le categorie che non sono riversate automaticamente in anagrafica.
Oltre ai campi contrassegnati da asterisco, è importante sottolineare le funzionalità dei seguenti campi:

- codice utente: è un numero progressivo assegnato in automatico da SOL;

- codice fiscale: si raccomanda di inserirlo sempre. Permette il riconoscimento di profili doppi associati allo stesso utente (es. dipendente unimi che è anche studente; studente della magistrale che presenta ancora un account associato al corso di laurea triennale non essendo passato in cancellazione per la presenza di prestiti in corso…) e ne evita la duplicazione tramite lo schiacciamento di schede provenienti da import automatici successivi;

- altri numeri matricola: sono i numeri di matricola successivi al primo, importati automaticamente nel caso in cui l’utente abbia più di una posizione rispetto all’Ateneo;

- altro codice: corrisponde al codice numerico di 20 cifre presente sul badge degli studenti (Carta La Statale)

- note: inserire qui le indicazioni relative ad eventuali malleverie (es. Malleveria del prof. … presentata in data gg/mm/aaaa);

- username: è il campo necessario agli utenti esterni (privi di casella di posta istituzionale @unimi.it o @studenti.unimi.it) per accedere ai servizi dell’area personale dell’OPAC. Può essere valorizzato in tre maniere diverse:
1) manualmente su indicazione dell’utente (es. nome.cognome: va inserito prima di confermare);
2) se non viene compilato manualmente e il campo matricola è stato compilato prima della conferma, recepisce la matricola;
3)  se non viene compilato manualmente e non è stato compilato il campo matricola, recepisce il codice utente senza zeri di riempimento.
I nuovi utenti possono autenticarsi immediatamente all'area personale utilizzando come password per il primo accesso la data di nascita nel formato gg/mm/aaaa, con le barre (diversamente dagli utenti Bicocca e Insubria scaricati dalle segreterie che continuano a utilizzare il formato ggmmaaaa, senza barre).


Perché è importante inserire il codice fiscale nella scheda anagrafica utente?

La presenza del codice fiscale nella scheda utente permette:
- di autenticarsi all’OPAC usando le credenziali della posta di ateneo @unimi.it o @studenti.unimi.it
- il riconoscimento di profili utente già presenti nell’anagrafica di SOL con conseguente schiacciamento automatico dei profili diversi (ad esempio un dipendente unimi che è anche studente; uno studente iscritto alla triennale che si iscrive alla magistrale, ecc.).

ATTENZIONE: nella scheda anagrafica degli studenti Erasmus importata automaticamente dalle segreterie il codice fiscale è fittizio e non rispetta le regole normali per la compilazione: ogni modifica alla scheda deve essere effettuata a partire dal menu a sinistra "Dati aggiuntivi" (vedi la faq)

 


Per permettere agli utenti istituzionali inseriti manualmente di autenticarsi con le credenziali della posta elettronica d’Ateneo, bisogna inserire l’indirizzo e-mail nella scheda anagrafica?

E’ sufficiente inserire il codice fiscale per permettere l’integrazione tra SOL e l’autenticazione con le credenziali della posta elettronica d’Ateneo.
Il campo e-mail va comunque compilato per permettere di recapitare agli utenti le comunicazioni automatiche di SOL (preavvisi di scadenza prestito, solleciti, ecc.).


Cosa indica in anagrafica la nota Recupero da segreteria: cancellare appena possibile?

L'allineamento settimanale dell'anagrafica SOL a quella delle segreterie comprende anche la cancellazione degli utenti non più attivi, cioè studenti laureati e personale il cui rapporto di lavoro è cessato.
Nel caso l'utente abbia ancora dei prestiti in corso al momento del passaggio in cancellazione, la procedura prevede il mantenimento della scheda anagrafica (per consentire il recupero dei volumi non ancora restituiti) e la compilazione automatica della nota "Recupero da segreteria: cancellare appena possibile”.
Questi casi vanno segnalati alla casella sebina.help@unimi.it per permettere la regolarizzazione della posizione dell'utente e la successiva cancellazione manuale della scheda anagrafica.


Cosa indica in anagrafica la nota ''Cancellato un profilo utente: verificare e-mail e tipo utente''?

Col passaggio all’autenticazione con le credenziali della posta elettronica d’Ateneo, ogni utente viene identificato univocamente dal codice fiscale; questo comporta che nell’anagrafica SOL non esistano più profili doppi (ad es. personale tecnico amministrativo con secondo profilo di studente): su un’unica scheda anagrafica vengono riportate entrambe le matricole (e entrambi gli indirizzi e-mail quando i due ruoli sono istituzionali, come nell’esempio precedente) e all’utente vengono attribuiti “tipo utente” e autorizzazioni connesse al profilo con maggiori diritti.
Allo scadere di uno dei profili, con l’aggiornamento automatico verrà cancellata la matricola relativa al profilo decaduto, ma il “tipo utente” e l’indirizzo e-mail non verranno allineati di conseguenza; la nota “Cancellato un profilo utente: verificare e-mail e tipo utente” indica questi casi che devono essere segnalati all’assistenza (sebina.help@unimi.it) per le verifiche necessarie.


Come si gestisce la sospensione dal prestito?

Per sanzionare temporaneamente l’utente ritardatario è possibile applicare una sospensione dell’abilitazione al prestito a livello di biblioteca. In questo modo, al termine del periodo stabilito, il lettore si troverà automaticamente riabilitato.

A questo scopo, è meglio non intervenire direttamente sulle abilitazioni, che vengono gestite in automatico dal sistema e sono applicate a livello di polo (si veda FAQ Utente non abilitato al prestito: perchè un utente può essere disabilitato? ).

1. Come sospendere un utente

  • manualmente:
    da “Utenti e servizi” > “Gestione utente” > ricerca utente > “Abilita/sospendi servizio di prestito” > “BO PREST: prestito locale agli utenti” > inserire le date in “Abilitazione sospesa dal… al…” e indicare in nota la ragione della sospensione;
  • automaticamente, chiedendo a sebina.help@unimi.it di configurare i parametri desiderati.

 2. Come vengono visualizzate le sospensioni

  • in fase di registrazione prestito (“Circolazione documenti”): viene visualizzato il messaggio “Utente sospeso dai servizi di prestito dal… al…”
  • dal servizio “BO PREST: Prestito locale agli utenti”, dalla scheda anagrafica dell’utente (“Utenti e servizi” > “Gestione utenti” > “Abilita/sospendi servizi di prestito”);
  • dalla “Situazione utente” della scheda anagrafica (“Utenti e servizi” > “Gestione utenti” > “Situazione utente” > “Sospensioni”): in questo punto il sistema visualizza solamente quelle applicate in automatico.


Come si verifica lo stato delle abilitazioni al prestito di un utente nelle biblioteche del Polo?

E’ possibile visualizzare lo stato delle abilitazioni al prestito di un utente in tutte le biblioteche del Polo a partire dalla scheda anagrafica del lettore: “Utenti e servizi” > “Gestione utenti” > ricerca utente > Abilitazioni:  Servizio di Prestito in tutte le biblioteche.


Utente non abilitato al prestito: perché un utente può essere disabilitato?

Se registrando un prestito viene visualizzato il messaggio “Utente non abilitato al prestito”, significa che l’utente è stato disabilitato automaticamente in tutte le biblioteche del Polo. Le cause della disabilitazione possono essere le seguenti:

1. prestiti scaduti nella biblioteca corrente;
2. prestiti scaduti in una o più biblioteche, diverse da quella corrente;
3. posizione irregolare nei pagamenti delle tasse (gli studenti).
 
I casi che non rientrano in queste tipologie vanno segnalati all’Help Desk Sebina: sebina.help@unimi.it

1) Se l’utente ha prestiti scaduti nella biblioteca corrente, in fase di registrazione del prestito viene visualizzato il messaggio generico “Utente non abilitato al prestito”.
Il messaggio è lo stesso se la disabilitazione è dovuta a una situazione irregolare con i pagamenti delle tasse (vedi sotto, punto 3).  Eventuali prestiti scaduti nella biblioteca corrente possono comunque essere verificati dalla funzione “Situazione utente”:

• direttamente in fase di registrazione del prestito: “Circolazione documenti” > “Registrazione prestito” > ricerca utente > “Situazione utente”; 
• dalla scheda anagrafica dell’utente: “Utenti e servizi” > “Gestione utente” > ricerca utente > “Situazione utente” (menu verticale a sinistra).

Il lettore verrà riabilitato automaticamente solo alla restituzione dei volumi.
 
 2) Se l’utente ha prestiti scaduti in altre biblioteche diverse dalla corrente, in fase di registrazione del prestito viene visualizzato un messaggio contenente le sigle delle biblioteche: “Utente non abilitato al prestito. Ha prestiti scaduti nelle biblioteche: XX”. Per visualizzare la lista dei prestiti scaduti,  è opportuno suggerire al lettore di controllare la sua situazione nell’area personale dell’Opac.
Il lettore verrà riabilitato automaticamente solo alla restituzione dei volumi.

3) Se l’utente (uno studente) non è in regola con le tasse, in fase di registrazione del prestito viene visualizzato il messaggio generico “Utente non abilitato al prestito”.
Dopo aver escluso prestiti scaduti nella biblioteca corrente, che generano lo stesso messaggio (verifica dalla “Situazione utente” - vedi sopra, punto 1), è necessario controllare se il lettore è in regola con le tasse, chiedendo un controllo alle segreterie studenti oppure, se si è abilitati, interrogando il database delle segreterie (http://intranet.unimi.it/info_studente/ ).
Il lettore verrà riabilitato automaticamente solo alla regolarizzazione della sua posizione con le tasse universitarie.


Come si riabilita un utente al servizio di prestito?

E' possibile riabilitare manualmente un utente:

• direttamente in fase di registrazione prestito: “Circolazione documenti” > “Registrazione prestito” > ricerca utente > “Abilitazioni utente” > dal menu a sinistra: Abilitazioni in tutte le biblioteche > Gestisci abilitazioni > Riabilita: in polo;
• dalla scheda anagrafica dell’utente: “Utenti e servizi” > “Gestione utente” > ricerca utente > “Abilita/sospendi servizio di prestito” > dal menu a sinistra: Abilitazioni in tutte le biblioteche > Gestisci abilitazioni > Riabilita: in polo.


Perché un utente ha una durata del prestito raddoppiata?

Hanno diritto al raddoppio dei giorni di prestito:
- gli studenti con disabilità, per permettere loro un’adeguata fruizione dei contenuti;
- gli studenti detenuti nelle case di reclusione che hanno stipulato accordi con l’Ateneo, per permettere la movimentazione dei volumi da parte dei tutor tra gli istituti di detenzione e le biblioteche.

In SOL è possibile verificare l’appartenenza degli studenti a una delle due categorie. A partire dalla scheda anagrafica dell’utente, dal menu di sinistra Abilitazioni > Associa a gruppo, è possibile verificare l’associazione a uno dei seguenti gruppi:
- DISABILI per gli studenti con disabilità;
- SUPER per gli studenti detenuti.

Registrando il prestito agli studenti disabili i bibliotecari non sono tenuti a chiedere alcun tipo di documentazione (i dati sono trattati dall’Ufficio Disabili).
I prestiti per gli studenti detenuti vengono registrati direttamente a nome degli interessati e vengono ritirati dai tutor individuati dai referenti degli accordi tra l’Ateneo e le case di reclusione; per ritirare il prestito il tutor deve presentare alla biblioteca un'attestazione del COSP, Ufficio che ha in carico la gestione amministrativa del programma.

Il raddoppio della durata del prestito è valido per tutte le tipologie di prestito locale, a eccezione del prestito intrasistemico e dei volumi appartenenti alle sezioni di Diritto allo studio (ex CIDiS) per cui la durata del prestito è già di 90 giorni.


Come si gestiscono gli utenti Bicocca?

Gli utenti dell'università convenzionata Bicocca vengono scaricati settimanalmente nell’anagrafica di SOL. Questi utenti risultano associati in automatico alla sola biblioteca Bicocca e devono essere associati di volta in volta alle singole biblioteche dell’Università degli Studi di Milano, questo per permettere ai bibliotecari di verificare con l’utente la correttezza dei dati anagrafici.

Per abilitare l’utente nella propria biblioteca, da “Utenti e servizi” >“Gestione utenti” selezionare la voce “Tutti gli utenti” nel campo Filtro (se si lascia la voce “Utenti biblioteca” gli utenti Bicocca non verranno visualizzati). Una volta individuato l’utente, dal menu a sinistra "Dati biblioteca corrente", selezionare "associa"


Come si gestiscono gli utenti Insubria?

Gli utenti dell'Università convenzionata Insubria sono stati importati in automatico nell'anagrafica di SOL fino al 3 dicembre 2018. Successivamente a questa data, l'Università Insubria ha cessato di inviare gli aggiornamenti automatici dei proprio utenti, per ragioni tecniche legate al cambio del proprio software.
Gli utenti non presenti in anagrafica mantengono il diritto a usufruire dei servizi del nostro Ateneo.

In Sebina è necessario verificare preventivamente la presenza dell'utente in anagrafica, avendo cura di selezionare "tutti gli utenti" come parametro di ricerca nel campo Filtro. Quindi:

  • se l'utente è presente: è sufficiente associarlo alla propria biblioteca dal menu a sinistra "Dati biblioteca corrente" > "associa";
  • se non è presente, perché il suo rapporto con l'Università dell'Insubria decorre a partire da una data successiva al mese di dicembre 2018, è necessario inserirlo manualmente dopo avergli chiesto di mostrare il badge dell'Insubria o un'autocertificazione in cui dichiari il suo rapporto con l'Università. Compilare i dati anagrafici, avendo cura di inserire in particolare il codice fiscale, la matricola (preceduta dal prefisso IN21 se Docenti, IN0100 se Studenti, IN41  se personale tecnico amministrativo), nel campo Provenienza selezionare Università Insubria, dal menu a sinistra "Abilita / Sospendi Servizi di Prestito" impostare come scadenza data di abilitazione il 30 aprile dell'anno accademico successivo a quello in corso.

Come si rigenera la password OPAC di un utente?

Per gli utenti che accedono all’area personale e ai servizi online del catalogo tramite le credenziali della posta elettronica d’Ateneo (account @unimi.it e @studenti.unimi.it) non è più necessario rigenerare la password.
Per problemi possono essere indirizzati alle FAQ (domande frequenti) predisposte dalla Divisione Telecomunicazioni alla pagina

Per gli utenti Bicocca, Insubria e esterni si deve procedere come segue:

 

  • selezionare in SOL la funzione "Utenti e servizi", quindi "Gestione utenti"
  • nella maschera di ricerca inserire il Cognome Nome dell'utente che ha dimenticato la password, e nel campo Filtro selezionare: “Tutti gli utenti”, quindi avviare la ricerca
  • selezionato l'utente dalla lista dei risultati, verificarne le generalità, quindi selezionare il comando "Reimposta password" posto in basso a sinistra.
    Alla richiesta di confermare l'operazione, premere OK.
    Se l'operazione è avvenuta correttamente compare un messaggio di conferma di colore verde in testa alla scheda contenente i dati dell'utente
  • comunicare all'utente la password rigenerata, che corrisponde alla sua data di nascita nel formato gg/mm/aaaa (con le barre).

La password è provvisoria; al primo accesso all'area personale, l'utente dovrà provvedere a modificarla, inserendo nel campo “password attuale” la password provvisoria (gg/mm/aaaa) e nei campi “nuova password” e “conferma nuova password” la password personale definitiva (alfanumerica di otto caratteri).

 


Studenti Erasmus: come si aggiorna la scheda anagrafica?

Le modifiche alla scheda anagrafica degli studenti Erasmus in SOL non vanno fatte a partire dal menu principale ma esclusivamente a partire dal menu a sinistra “Dati aggiuntivi” (Utenti e servizi > Utenti > Gestione utenti): infatti, ogni modifica manuale inserita nella scheda principale impedisce a SOL di salvare il codice fiscale precedentemente registrato con l’import automatico dalle segreterie, perché il codice fiscale associato a questi studenti è fittizio e non rispetta le regole normali per la compilazione.
Ricordiamo che il codice fiscale è il campo necessario per permettere agli utenti di autenticarsi ai servizi SOL utilizzando le credenziali d’Ateneo.


Manuali Data Management

Gestione utenti e servizi SOL

Configurazioni standard anagrafiche SOL

Prestito e circolazione documenti SOL

Configurazioni standard prestiti SOL

Anagrafica lettori e circolazione documenti

Tabella di corrispondenza tra Sebina 4 e Sebina Open Library.