In Dspace i dati sono organizzati in comunità e collezioni. Semplificando molto, si potrebbe dire che le collezioni sono le tipologie di materiale (vedi Tipologie e metadati), le collezioni le strutture dell’Università.
Il flusso di lavoro (workflow) di una collezione può avere fino a tre passi. Ogni collezione può essere collegata a un gruppo di persone che si occupano di un determinato passo. Se ad un passo non è associato un gruppo di persone, il passo stesso è eseguito autmaticamente. Se una collezione non ha gruppi collegati ad alcun passo, le registrazioni inserite nella collezione sono immediatamente trasferite nell’archivio.
La scelta dell’Università è stata quella di ridurre i passi a uno. La sequenza è questa: l’autore inserisce la registrazione che, sulla base dell’afferenza dell’autore stesso, è assegnata ad una determinata collezione, cui sono associati un certo numero di operatori. Gli operatori sono avvisati attraverso la posta elettronica dell’inserimento e devono quindi procedere alla revisione della registrazione. In caso questa sia incompleta o errata, può essere rinviata all’autore con un messaggio che spieghi quali sono i campi da completare o da correggere.
Quanto un operatore prende in consegna una registrazione, questa è tolta dalla spazio comune degli operatori assegnati a quella collezione e inserita nello spazio personale dell’operatore. In questo modo, si evita che più operatori modifichino contemporaneamente la stessa registrazione. La registrazione può essere anche rinviata nello spazio comune degli operatori, se l’operatore che l’ha presa in carico non è in grado di completare la revisione.
Una volta completata la revisione, la registrazione è inserita nell’Archivio e diventa visibile a tutti.
Per maggiori dettagli è possibile consultare la Guida alla revisione delle registrazioni.
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