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Donazioni, eredità e lasciti di materiale bibliografico

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Linee guida per l’accettazione

Il Consiglio della Biblioteca di Scienze Politiche dell’Università degli Studi di Milano

- visto l’art. 64 del Regolamento d’Ateneo per l’amministrazione, la finanza e la contabilità, che prevede

  • nel caso di donazioni di valore pari o superiore a € 50.000,00 l’autorizzazione del Consiglio di Amministrazione, previa deliberazione favorevole dell’Organo collegiale della struttura (in questo caso il Consiglio di Biblioteca). L’atto di accettazione andrà sottoscritto dal Rettore;
  • nel caso di donazioni di valore inferiore a € 50.000,00 l’autorizzazione dell’Organo collegiale della struttura (in questo caso il Consiglio di Biblioteca);

considerato inoltre che eventuali vincoli di destinazione ovvero indicazioni del donatore circa le unità operative o le persone fisiche utilizzatrici dell’oggetto della donazione possono costituire un legittimo onere della donazione stessa a norma dell’art. 793 c.c.;

- considerato infine che, a norma dell’art. 794 c.c., eventuali limitazioni illecite o impossibili poste dal donatore circa i beni donati, non vengono considerati oppure rendono nulla la donazione ove abbiano costituito motivo determinante della stessa;


approva le seguenti linee guida in materia di donazioni, eredità e lasciti di materiale bibliografico.

La Biblioteca di Scienze Politiche dell’Università degli Studi di Milano prevede la donazione da parte di terzi tra le modalità di incremento del proprio patrimonio documentario, in un’ottica di continuità e omogeneità rispetto alla raccolta.

La Biblioteca accetta in donazione, da privati o enti, senza vincolo di conservazione, materiale bibliografico antico o moderno, riservandosi il diritto di selezionare le unità documentarie da acquisire all’interno della raccolta e inserire nel proprio catalogo.


Criteri di accettazione

L'accettazione del materiale bibliografico offerto alla Biblioteca per tramite di lasciti e donazioni è subordinata:


1.   alla validità dell’acquisizione ai fini di un effettivo arricchimento del patrimonio della Biblioteca. Si considera la conformità della donazione ai criteri che informano lo sviluppo omogeneo e coerente delle collezioni. Nella valutazione, il Consiglio di Biblioteca può avvalersi della collaborazione di esperti contattati appositamente;


2.   alla sostenibilità degli oneri derivanti dal trattamento catalografico del fondo e dalla sua conservazione nel medio e lungo periodo, anche in relazione alle condizioni di conservazione e consultazione stabilite dal donatore;


3.   alla disponibilità di spazio.


Le collezioni di una biblioteca universitaria sono a supporto della ricerca e della didattica e non hanno finalità di conservazione.
In quest'ottica le offerte di donazione possono anche essere respinte.


Nel caso di fondi che soddisfino solo parzialmente le condizioni di cui sopra, la Biblioteca può proporre al donatore un'acquisizione selettiva del solo materiale ritenuto interessante ai fini dell'integrazione nel proprio patrimonio, fatto salvo il diritto del donatore a ritirare in questo caso la sua offerta. Se l'offerta viene mantenuta, la Biblioteca si riserva la possibilità di gestire il materiale non selezionato senza alcun vincolo nei confronti del donatore (destinazione al altre biblioteche, scarto, ecc.).


Sarà quindi necessaria un’attenta valutazione dei seguenti materiali:


1.   duplicati di titoli già posseduti (accettati solo in caso di reale utilità);


2.   volumi pregiati ma in cattivo stato di conservazione;


3.   fascicoli o annate isolate di riviste (la Biblioteca si riserva la facoltà di acquisire fascicoli mancanti di pubblicazioni seriali, per completare le proprie collezioni, selezionandoli all’interno delle raccolte oggetto della donazione);


4.   letteratura grigia, materiali d’archivio, materiali in formati speciali e ogni altra particolare tipologia documentaria.


In caso di fondi con particolari caratteristiche e di particolare pregio, potranno essere stipulati accordi con il donatore, che ne stabiliscano dettagliatamente le condizioni di conservazione e di fruibilità. Una possibilità per mantenere unito il fondo è dare una collocazione appropriata (es. Fondi.Rainero).


Il materiale oggetto della donazione, una volta acquisito dalla Biblioteca di Scienze Politiche, entra a tutti gli effetti a far parte del patrimonio e può essere sottoposto dalla Biblioteca a tutte le operazioni di gestione del patrimonio (restauro, dislocazione, scarto) coerenti con il suo organico sviluppo, senza alcun vincolo per la Biblioteca stessa nei confronti del donatore.


Modalità di presentazione dell’offerta

Il donatore indirizza la sua offerta alla Biblioteca nella forma di una lettera di intenti corredata dall'elenco dettagliato dei titoli componenti il fondo.

L’elenco comprenderà i dati bibliografici essenziali: autore, titolo, anno di edizione.

La lettera dovrà precisare:

  • lo stato di conservazione del materiale proposto;
  • la disponibilità ad una eventuale donazione parziale del solo materiale accettato dalla Biblioteca;
  • le proposte modalità di consegna alla Biblioteca del materiale offerto in dono;
  • l’eventuale disponibilità a delegare la Biblioteca allo smaltimento del materiale non accettato ovvero a farsi carico del ritiro dello stesso;
  • la stima del valore presunto della donazione o del lascito.


L’accettazione dei volumi è subordinata alla verifica di quanto indicato nella lettera d’intenti da parte della Biblioteca.


Nel caso di piccoli fondi o del dono di singoli volumi, il donatore può depositare il materiale perché venga esaminato presso l’Ufficio Acquisti della Biblioteca. Quest’ultima si impegna a comunicare entro 30 giorni dalla data del deposito l’esito della valutazione.


In questi casi, che non incidono sui costi di gestione, decide il Direttore della Biblioteca. Se i volumi sono accettati, la Biblioteca emette lettera di riconoscimento della donazione e ha cura di associare ciascun volume al donatore.


Quando l'offerta viene respinta, la Biblioteca ne dà motivata informazione al proponente, che è tenuto a ritirare entro 30 giorni i volumi depositati.

 
In caso di mancato ritiro dei volumi entro il suddetto termine, gli stessi si ritengono acquisiti dalla Biblioteca che ne disporrà come meglio ritiene.


La Biblioteca trasmette ai competenti uffici dell'Amministrazione centrale le delibere relative alle donazioni e ai legati ricevuti e accettati.